Digitales Prozessmanagement für die Ausländerbehörde

Jürgen Beck, Leiter des Amts für öffentliche Ordnung (li. oben), und Dustin Savarino (2. Reihe, links) arbeiten mit Mitarbeitenden aus dem Amt für öffentliche Ordnung und dem Amt für Digitalisierung und Organisation an einem digitalen Prozessmanagement für die Ausländerbehörde (Foto: Stadt Pforzheim/Susanne Herrmann)

In einem Projekt sollen Prozesse in der Ausländerbehörde aufgenommen und optimiert werden.

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Die Stadt Pforzheim ist eine von fünf Kommunen in Deutschland, die im letzten Jahr den Zuschlag für das Förderprogramm „Integrationsmacher:innen – Integration durch Zusammenarbeit“ bekommen hat. In dessen Rahmen sollen die Verwaltungsabläufe in der Ausländerbehörde im Amt für öffentliche Ordnung aufgenommen und optimiert werden sollen. Besonders im Vordergrund steht dabei die effiziente und effektive Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Gerade in der Ausländerbehörde, in der spezialisiertes Wissen erforderlich ist und sich Gesetzesgrundlagen regelmäßig ändern, ist dies von entscheidender Bedeutung. Daher strebt die Ausländerbehörde Pforzheim an, mithilfe der vom Amt für Digitalisierung und Organisation eingeführten Prozessdatenbank, welche relevantes Wissen zugänglich und verständlich macht, Wissensmanagement zu etablieren und damit die Einarbeitungsabläufe für neue Mitarbeitende wesentlich zu beschleunigen.

Nach den ersten drei Monaten des Projekts zieht Dustin Savarino, der als externer Experte das Projekt der Lokalprojekte gGmbH leitet, eine positive Halbzeitbilanz: „Innerhalb kürzester Zeit konnten wir bereits die Hälfte aller Prozesse in der Ausländerbehörde identifizieren und strukturieren.“ Ein Prozess sei dabei vergleichbar mit einem Kochrezept: Es handele sich um eine Abfolge von Arbeitsschritten, die nacheinander ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Den Startschuss für das Projekt markierte ein Kick-Off-Workshop, bei dem das ämterübergreifende Team der Stadtverwaltung zusammenkam, um gemeinsame Perspektiven und ein einheitliches Projektverständnis zu entwickeln. Darauf aufbauend wurde eine umfassende Prozesslandkarte erstellt. „Allein die Prozesslandkarte war bereits ein großer Gewinn für uns und hat uns vor Augen geführt, wie viele verschiedenste Abläufe wir tagtäglich bearbeiten“, hebt Thomas Köder, stellvertretender Abteilungsleiter der Abteilung für Migration und Flüchtlinge, hervor.

Savarino konzentriert sich nun darauf, die restlichen Arbeitsabläufe in Form von Interviews mit den jeweiligen Fachexpertinnen und -experten zu erfassen und das vorhandene Wissen der Mitarbeitenden zu integrieren. „Es ist eine Herausforderung, über 30 verschiedene Prozesse in nur sechs Monaten zu strukturieren, und das neben dem Tagesgeschäft. Aber durch unsere agile Herangehensweise machen wir stetig Fortschritte“, erklärt Savarino. „Wir arbeiten wöchentlich an einer festgelegten Anzahl von Prozessen und passen unsere Vorgehensweise regelmäßig an, um flexibel auf neue Entwicklungen reagieren zu können.“ Ziel sei es, das Prozess- und Wissensmanagement in der gesamten Abteilung zu etablieren. „Besonders profitieren werden neue Mitarbeitende, die dank der neu geschaffenen Strukturen schnell und effektiv eingearbeitet werden können“, so Köder. Patrick Paré, Abteilungsleiter der Zentralen Verwaltungsabteilung im Amt für öffentliche Ordnung, betont: „Mit Abschluss des Projekts soll gleichzeitig eine Schablone entstehen, die langfristig auch auf andere Bereiche im Rathaus übertragbar ist.“ Es werde auch darüber nachgedacht, inwiefern das strukturierte Wissen dazu genutzt werden könne, die Internetpräsenz der Ausländerbehörde zu verbessern.

Das Projekt ist Teil des Programms „Integrationsmacher:innen – Integration durch Zusammenarbeit“, durchgeführt von der Lokalprojekte gGmbH und gefördert von der Robert Bosch Stiftung. Es wird bis Ende März 2024 abgeschlossen und anschließend öffentlich vorgestellt.

Quelle(n): pm

Besim Karadeniz
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